- при репатриации подготовить письмо капитана в 2-х экз., 4 фото 4×6 на матовой бумаге без уголков (для визы), гражданский паспорт либо паспорт моряка (со штампом КПП о въезде). В письме капитана должны быть указаны следующие данные: ФИО отъезжающего, гражданство, дата рождения, должность, домашний адрес, посещал ли ранее Украину, номер паспорта, причина репатриации, пункт назначения, за чей счет производится репатриация. Письмо капитана, фото, паспорт и перевод письма в 2-х экЗ. направляются в Дипломатическое агентство МИД Украины. До получения визы документы. Направляются в КПП дЛя оформления формальностей. При снятии с судна репатриируемого вызывается представитель таможни. Письма на КПП и в таможню направляются заблаговременно. Расходы по репатриации определяются согласно тарифов агентства.
- при необходимости производить регистрацию отчетных, грузовых документов и их своевременную отправку принципалам;
- по поручению капитана, судовладельца или фрахтователя подписывать грузовые или иные документы с обязательной оговоркой: «For and behalf of owner and master as agent only» — «От имении судовладельца и капитана, только как агент». Стараться избегать подписания документов (актов, накладных и т.д.), свидетельствующих о выполнении работ/услуг, приеме непосредственно Агентом на себя каких-либо обязательств, При отсутствии у агента денежных средств принципала на их оплату. В данных случаях документы должны подписываться от имени судовладельца либо просто приниматься агентом с распиской о получении для передачи принципалу;
- информировать принципала и по его Поручению другие организации о времени выхоДа судна в рейс, а также об особых обстоятельствах, связанных с обработкой и отходом судна, если таковые имели место;
- Проверять дело судна нга наличие документов, подтверждающих объём и качество оказанных судну услуг и оплату агентом расходов по ним;
- после отхода судна составлять краткую справку в которой отражать особые случаи обработки и обслуживания судна, описать конфликтные ситуации, если таковые имели место, способ их урегулирования и другие события, возникшие в ходе агентирования. Справка хранится в «Деле» судна.
В заключение приведем имеющие хождение в среде морских агентов шутливые песенку, тем не менее ярко отображающую всё многообразие задач и проблем, постоянно решаемых агентами в повседневной деятельности, а также афоризмы, характеризующие суть отношений судового агента с капитаном и старшим механиком агентируемого судна.