Автор: 
Кларирование (clearance) является полное исполнение операций и формальностей, которые необходимы в получении разрешения на вхождения в порт судна либо из него выход (документальное оформление санитарных, таможенных и прочих операций).
Обычно крупные агентские компании для выполнения подобных функций держат специальных сотрудников, которые называются water-clerk.
Оформлению прихода обычно предшествует некоторая офисная работа. Прежде всего заводится «Дело» судна, в которое подшивается вся переписка, касающаяся данного судна. Кроме «Дела» вся информация по судну заносится в журналы разных форм, хранящиеся в офисе. Практика показывает целесообразность ведения журналов следующих форм:
- Вахтенный журнал (событий). Он обычно ведется диспетчерской (дежурной) службой агентства.
- Журнал исходящих телефонограмм
- Журнал входящих телефонограмм. В этих журналах письменно заносится информация, касающаяся подхода судна, прихода на рейд заказа комиссии, заказа всех видов снабжения. Правильно и своевременно переданная агентом информация в виде телефонограмм позволяет ему избежать возможных недоразумений, необоснованных претензий.
- Журнал распоряжений. В него обычно заносятся распоряжения руководящего персонала компании, касающиеся вопросов агентирования конкретных судов.
- Журнал учета движения судов. Наличие журнала данной формы позволяет в последующем, после отхода судна, не доставая его «Дело» из архива, получить те или иные необходимые данные по конкретному судозаходу.
- Журнал учета телефонных переговоров и переданных факсов Позволяет контролировать правомерность пользования услугами телефонной связи сотрудниками агентства и посещающими его моряками.
Помимо журналов в офисе выполняются сводки, так называемые «Позиции судов», агентируемых данных агентством. Эти сводки содержат данные, необходимые главной диспетчерской порта, контролирующим организациям, ТЭК, в портнадзор. Сводки передаются этим организациям ежедневно в 8 часов утра.
Обычно порт и агента более всего интересует т.н. ЕТА -expected time of arrival конкретного судна. Имея заранее предварительный нотис от капитана или принципала, агент начинает прослушивание эфира с помощью УКВ — радиостанции. Порядок входа и выхода судов из порта, заказа лоцмана, буксиров обычно определяется «Обязательным постановлением по порту…».
