Автор: Кроме того, характеризуя особенности исполнения агентских функций в офисе, хотелось бы дополнить следующее:
1. По порядку пользования телефонной (FAX) связью: Работники агентства, пользующиеся в служебных целях
междугородной или международной связью в интересах компании, судна либо представляющие её капитанам судов или иностранным представителям, должны:
- выписать счет (ваучер) за услуги связи согласно валютному прейскуранту Министерства транспорта и связи Украины с дополнительным включением 50% надбавки за аренду каналов связи;
- оформить ваучер соответствующими подписями и печатью агентства с указанием имени и должности представителя судна/ фирмы, оплачивающего счет;
- вложить ваучер в «Дело» судна (или конверт с финансовыми документами), либо передать его в финансовую группу;
- если оплата производится наличными, обязательно отметить на ваучере «paid in cash» и сдать деньги в кассу агентства.
2. При ведении переписки с принципалами и третьими лицами агентам рекомендуется, как правило, использовать электронную почту и факсовую связь. Телексную связь можно использовать только в крайних случаях:
- при передаче срочных сообщений судовладельцу (клиенту);
- при передаче судовладельцу сообщений особой важности.
При составлении телексного сообщения нужно кратко выражать только главную суть:
- используя минимальное количество слов;
- максимально используя общепринятые международные сокращения (наиболее употребляемые в практике агентирования приведены в Приложении 10);
- сокращая стандартные заголовки сообщений;
- исключая лишние символы, относящиеся только к оформлению внешнего вида сообщения, например: отступы от края, пропуски в середине предложения, табличные символы и т.п
