Использование голосовых сообщений в рабочих чатах может заметно снижать эффективность сотрудников. По данным исследования корпоративных коммуникаций в нескольких компаниях, аудиосообщения увеличивали среднее время выполнения задач примерно на 15–20%, а количество ошибок при работе с полученной информацией возрастало приблизительно на 30%.
Исследователи сравнивали время реакции сотрудников на разные форматы общения и анализировали связь между частотой использования голосовых сообщений и общей продуктивностью команд. Выяснилось, что аудиоформат требует от человека значительно больше времени на обработку информации, особенно когда сообщения длинные или содержат сразу несколько поручений.
Одной из главных проблем голосовых сообщений специалисты называют низкую информационную плотность. Небольшой текст можно быстро просмотреть глазами и почти сразу найти нужную цифру, дату или формулировку. Аудиозапись приходится прослушивать последовательно, даже если важная информация находится только в небольшой ее части.
В результате обработка одного голосового сообщения в среднем может занимать в два-три раза больше времени, чем чтение сопоставимого по содержанию текста. Если в рабочем чате накапливается около десяти таких записей, только их прослушивание способно занять от 10 до 15 минут, не считая времени на ответы и выполнение поручений.
Дополнительная проблема возникает в ситуациях, когда сотрудник физически не может сразу включить аудио. Например, в общественном транспорте или открытом офисе без наушников прослушивание голосового сообщения может быть неудобным. Человек откладывает его на потом, из-за чего одновременно откладывается и связанная с ним рабочая задача.
К концу дня такие отложенные сообщения могут накапливаться и превращаться в отдельную очередь необработанных запросов. Текстовые сообщения в подобных условиях оказываются удобнее: их можно быстро прочитать практически в любой обстановке, не привлекая внимания окружающих и не используя гарнитуру.
Еще один недостаток аудиоформата связан с поиском информации. В обычной текстовой переписке достаточно ввести ключевое слово, фамилию, дату или сумму, чтобы быстро найти нужное сообщение. В голосовых записях такой поиск часто недоступен, поэтому сотрудникам приходится повторно прослушивать старые сообщения.
По оценке авторов исследования, на повторное прослушивание аудиозаписей и восстановление конкретных поручений или числовых данных сотрудники могут тратить до 20% рабочего времени. Особенно заметной проблема становится в командах, где голосовые сообщения используются регулярно и фактически заменяют обычную текстовую переписку.
Постоянное ожидание новых аудиозаписей также увеличивает информационную нагрузку. Сотруднику приходится помнить, какие сообщения он уже прослушал, к каким необходимо вернуться позже и где именно содержалось конкретное поручение. Это создает дополнительный когнитивный шум и может мешать сосредоточиться на сложной работе.
При этом результаты исследования не означают, что голосовые сообщения сами по себе всегда вредны для рабочих коммуникаций. Они могут быть удобны для быстрого объяснения сложной мысли или в ситуациях, когда отправителю трудно печатать. Однако для поручений, дат, сумм, списков задач и другой информации, к которой придется возвращаться позже, текстовый формат обычно оказывается практичнее.
Таким образом, эффективность корпоративного общения зависит не только от скорости отправки сообщения, но и от того, насколько удобно получателю обрабатывать его впоследствии. Голосовой формат может экономить несколько минут отправителю, но одновременно увеличивать время, которое потребуется коллегам на прослушивание, поиск нужных деталей и повторную проверку информации.